Kunnskap
Her deler vi siste nyheter, kurs og blogg. Trykk på knappene under dersom du ønsker å sortere.
november 09, 2020, Robert Aaslund Langerud
Det er like mange måter å organisere e-post innboksen og mappestruktur på, som det er brukere. Noen har et godt strukturert mappesystem, mens noen mener det er enklest å bruke søkefunksjonen for å finne det man er ute etter.
I Microsoft Teams vil det være en utfordring å finne frem hvis man er medlem av mange Teams, chattegrupper osv. Mange stiller også spørsmål om hvordan strukturere Teams slik at man ikke får for mange Teams.
Med utfordringen at man da bruker tid å lete og finne frem… tror de….
Det er her søkefeltet øverst i Microsoft Teams vil redde dagen din og gjøre det enklere for deg å finne det du leter etter.
Bruk det som er innebygd
Hvis du har satt markøren i søkefeltet, har du kanskje lagt merke til at når du klikker i søkefeltet, så vises en ny melding “Skriv / eller @ for en liste over kommandoer”.
Tips – hurtigtast for å sette markøren i søkefeltet er ctrl+e
Skriver du inn / vil det gi deg flere alternativer å utforske. Noen er relatert til søk og noen relatert til ulike handlinger i Microsoft Teams.
De jeg finner mest nyttige er:
- /filer – dette vil vise deg alle de nyeste filene du har jobbet med i Microsoft 365. Skriver du et ord etterpå kan du også søke spesifikt i filer.
- /omtaler – dette vil gi deg en oversikt over de tingene som noen har nevnt/tagget @ deg i. Dette gjelder kun for ditt spesifikke navn og ikke for et team du er medlem av.
- /lagret – dette vil vise deg alle meldinger du har lagret (eller bokmerket som ikonet faktisk ser ut som)
- /ulest – som du kanskje vet det er mulig å markere en lesemelding som ulest (jeg vet at noen mennesker bruker denne strategien i innboksen. Ulest = handling nødvendig) så denne kommandoen er praktisk for å vise alle uleste meldinger
Hvis du i søkefeltet skriver @, får du et sett med andre handlinger, for eksempel å vise personene du oftest chatter med.
Ved å legge inn @ og navn på en i organisasjonen eller i kontaktlisten din, kan du starte en chat direkte i søkefeltet uten å hoppe ut av bilde du er inne i.
Søke etter et bestemt ord og innebygde filtre
Skriv inn ordet du vil søke etter, enten er det noe relatert til en fil eller navnet på en person i søkefeltet.
Dette er også en effektiv måte å komme seg til rett Team eller kanal uten å måtte manøvrere seg rundt med markøren. Noe som dermed gir svar på at å ha flere teams og kanaler er uproblematisk for en bruker.
Resultatet som er koblet til ordet, vises til venstre delt inn i tre kategorier: Meldinger, Personer og Filer.
For meldinger kan du filtrere etter emne, dato, team/kanal, fra, har omtaler @ og har vedlegg.
For filer du kan filtrere på team, filtype og endret av.
Finjustere søkeresultatet med søkefunksjoner
Søkefunksjonene vi vil nevne nedenfor er de samme du kan bruke i for eksempel google eller Office 365-portalen. Vær oppmerksom på at søkefunksjonene bare fungerer når du søker etter filer og ikke meldinger.
- “” – å sette søkeordet i anførselstegn vil søke etter et nøyaktig resultat
- ELLER – dette vil søke X ELLER Y, noe som betyr at du kan søke etter mer enn ett ord hvis du ikke er sikker på hva du leter etter
- OG – dette vil søke etter X OG Y, noe som betyr at du kan begrense søket hvis du vet hva du leter etter
- – – Bruk denne til å utelate et begrep eller ord
- Filtype: – resultat som inneholder en bestemt filtype, f.eks. filetype:DOCX
- () – å legge til noe i en parentes vil gjøre det mulig å finjustere søke. For eksempel søke etter alle Word-filer som inneholder ordet opplæring:
(filetype:docx) opplæring
- * – hvis du legger til et stjernetegn, søkes det etter et ord som begynner på det du har søkt etter, for eksempel mark* gir resultatet også markedsplan
Merk – når du søker, vil du også søke i innholdet i filene.
Ønsker du mer informasjon hvordan dere kan utnytte mulighetene i Microsoft 365?
Vi i Johnet står er klare for å hjelpe dere til å ta i bruk og jobbe enda mer effektivt..
Kontakt oss nå på telefon 61 33 88 40, e-post på salg@johnet.no, eller via kontaktskjema under for for en uforpliktende prat om hvilke løsninger som passer best for dere.
Legg igjen et svar
Want to join the discussion?Feel free to contribute!