I vårt arbeid med små og mellomstore bedrifter får vi ofte disse spørsmålene:

• Hva er forskjellen på en fil-server som kjører på en Windows server og SharePoint i Office 365?
• Hvordan går vi fram for å migrere fra fil-server til SharePoint Online?
• Hva er ulempen med å benytte SharePoint Online til å lagre mine filer og dokumenter?
• Hvordan kan jeg få min organisasjon til å ta i bruk SharePoint Online i stedet for andre lagringsløsninger?

Disse spørsmålene gjør det tilsynelatende at det finnes en del forvirring over når ta i bruk SharePoint Online i stedet for tradisjonell fil-server for å lagre filer og dokumenter.

Mens SharePoint Online er enkelt å jobbe med gjennom Microsoft Office 365 plattformen, ser flere bedrifter på muligheter til å benytte dette som en løsning for dokumentlagring.
Hvis du er i samme situasjon, fortsett å les da vi vil fortelle ulikheten ved å benytte SharePoint Online og en fil-server, samt når det er rett å benytte en løsning for dokumentlagring i forhold til en annen.

Hva er en fil-server?

En fil-server er en dedikert server koblet til et nettverk av PC’r, gir en sentralisert plassering for lagring av forretningsdokumenter. Plassering av fil-serveren kan være på forretningens egen lokasjon eller i et eksternt datasenter.

Tilgang til dokumenter kan administreres ved å benytte tilgangskontroller på fil-serveren som eksempelvis Microsoft’s Active Directory. Bruken av tilgangskontroll gir enkel tilgang til data for de ansatte i organisasjonen, samtidig som sikre data fra personer som ikke skal ha tilgang.

Når skal bedrifter benytte fil-server?

Det er mange bedrifter som benytter fil-server til å lagre deres forretningsfiler. Og det er ingen dårlig løsning for små og mellomstore bedrifter som ønsker et enkelt system, hvor man enkelt kan få tilgang til filer fra en sentral lokasjon. Hvis bedriften må lagre store filer, er det best å lagre dem på deres egen fil-server i stedet for en plattform som er sky-basert. Dette fordi en fil-server fungerer bedre med større filer, spesielt når vi snakker gigabits i størrelse, da det er raskere å laste ned filer fra et lokalt nettverk enn over internett. Kort fortalt er fil-server best for bedrifter som krever et enkelt prosesssystem, som er enkelt for de ansatte å navigere i og finner filene raskt basert på kjennskap til plassering. Samt ønsker manuell håndtering av backup og håndtering av restore av filer.

 

Hva er SharePoint Online?

Microsoft SharePoint Online er en sky-basert samhandlings- og dokumenthåndteringsplattform som er en del av Microsoft Office 365 sin løsning.
SharePoint Online er bygget for:

• Lagre filer og  håndtering av disse gjennom versjonskontroll
• Tillate filer til å bli delt til andre, interne og eksterne, på en sikker måte
• Styre innhold basert på bruk av biblioteker, lister med metadata, fil-administrasjon og hvordan bevare innhold
• Gir egne team sider for å organisere og samhandle på innhold, data og delt informasjon på samme side
• Tilgjengelig på mobile enheter ved å benytte egen SharePoint app
• Automatisere forretningsprosesser gjennom varslinger og arbeidsflyter i forhold til dokument- og informasjonsstyring
• Gjør dokumenter enkelt å søke i
• Gir avansert data-loss prevention (DLP) for å identifisere, monitorisere og ta vare på sensitiv informasjon

 

Når skal bedrifter benytte SharePoint Online?

SharePoint Online skal bli benyttet av bedrifter som er klar til å ta deling av bedriftens dokumenter, filer og informasjon inn til et nytt nivå. Med en reduksjon av kostnader og integrasjon til Microsoft Office 365 (avhengig av organisasjonens Office 365 lisenser), SharePoint Online har blitt enkelt tilgjengelig for små til store bedrifter som benytter det til:

• Få tilgang til filer gjennom et sikkert web-grensesnitt
• Enkelt administrere filer, dokumenters versjoner og lovpålagte regler (eks. GDPR) gjennom et document management system
• Sømløst for samhandling, deling og administrasjon av innhold, kunnskap, filer og programvare

 

Hovedforskjeller på SharePoint Online og fil-server

Oversikten under sammenligner ulike aspekter av de to løsningene:

	SharePoint	Fil-server
Fordeler	Tilgang fra hvor-som-helst Dele filer eksternt og sikkert Enkelt lagre filer og ha versjonskontroll på plass Kraftige og enkle søkemuligheter for å finne rett info Enkel online organisering, samhandling og deling Check-in / check-out Du kan ikke bare slette en fil Ikke utsatt for krypto locker virus Avansert data-loss prevention og backup gjenfinning Få tilbake en backup med ett klikk Automatiser dokument håndtering og forretningsprosesser Ingen kostnad til infrastruktur	Enkelt > Delte filmapper Sentral tilgang Er innenfor ditt nettverk Enkelt å sette opp Grunnleggende IT kompetanse er nødvendig for intern administrasjon og vedlikehold Tilgangskontroll på brukernivå
Ulemper	Du behøver fortsatt backups for Office 365 (email og SharePoint Online) Ytterligere sikkerhet i Office 365. De fleste bedrifter implementerer ikke Ytterligere kostnad for å sette opp løsningen ordentlig Krever opplæring og disiplin av de ansatte til å bruke løsningen som tiltenkt	Dårlige søkemuligheter Du vet ikke om et dokument har blitt endret, eller har blitt sletter før du ser etter det Deling med eksterne flytter filer og deler da ved bruk av DropBox eller OneDrive

Selv om SharePoint Online ser ut som den beste løsningen, krever det mer disiplin fra de ansatte til å faktisk benytte det slik det er tenkt. Og dette krever en full endringsprosess i tillegg.

 

Hvilke løsninger for dokumentlagring kommer ut på toppen?

Selv om SharePoint Online kan se ut som den beste løsningen, krever det planlegging, endringshåndtering og disiplin fra de ansatte for å få det til fungere på den måten du ønsker i din organisasjon. På den andre siden, fil-server gjør det enkelt å konfigurere, lagre og tilgjengeliggjøre filer. Og det krever minimal innsats i opplæring for å ta i bruk.
Et annet alternativ for forretning er å bruke SharePoint Online og fil-server sammen som en hybrid-løsning. Dette fordi SharePoint Online er god for strukturering og samhandling gjennom informasjon og deling, og fil-server er god for enkel fil-tilgang på store filer.
Til syvende og sist, valg av hvilken løsning som er best, bunner ut i de enkelte krav i din bedrift.

 

Som Microsoft Sølv partner, vi kan bistå med migrering, oppgradering, support og implementering av Office 365 og SharePoint Online. Vi leverer også nettverks baserte tjenester og kan sette opp interne nettverk eller private sky-tjenester for din organisasjon. Ring oss på 61 33 88 40 eller kontakt oss på salg@johnet.no for å snakke om hvilken løsning som passer din bedrift.